UNIOM se concibe como una herramienta profesional y por tanto su funcionamiento se articula sobre la base de entornos de trabajo. Un entorno de trabajo está compuesto por un grupo de licencias del programa que se gestionan de forma centralizada.

Dentro de cada grupo de licencias existe una licencia administradora, que puede crear, modificar y borrar grupos compartidos y dar a otras licencias esa posibilidad.

Cuando un usuario entra por primera vez al programa tendrá que insertar su número de licencia, y podrá comunicarse con los miembros de los grupos compartidos en que esté ubicado. Además podrá crear sus propios grupos personales, y unirse a otros grupos compartidos siempre y cuando conozca el nombre y contraseña de éstos.

Junto con cada licencia del programa es necesario adquirir una licencia ASP de conexión al servidor en Internet de UNIOM, pues desde él se gestiona la comunicación entre licencias.

Próximamente se comercializará UNIOM Intranet Server, un servidor privado para gestionar licencias del programa en redes internas.